Organizacja eventów, zwłaszcza tych dużych, nie jest zadaniem łatwym, nie tylko od strony organizacyjnej, ale również od tej technicznej. Nic więc dziwnego, że agencje eventowe cieszą się tak dużym zainteresowaniem – w końcu nie tylko oferują profesjonalizm i terminowość, ale ich wiedza potrafi również znacznie ograniczyć ponoszone przez nas koszty. Jak jednak wybrać agencję eventową, tak, aby być z niej naprawdę zadowolonym?
Zanim jednak przejdziemy do konkretnych porad, pamiętajcie – agencje wybierajcie na podstawie konkretnych, przesłanych ofert. Warto więc wybrać przynajmniej kilka agencji, spotkać się z ich pracownikami, przedstawić naszą wizję, wypełnić kilka briefów – dopiero wtedy możemy wybierać na podstawie konkretnych propozycji. Takie podejście sprawi, że mamy większą szansę na wybór tej właściwej oferty.
Przejdźmy jednak do tego, jak wybrać agencję eventową?
1. Opinie i referencje
Warto sprawdzić opinie o danej agencji. Wiele znajdziemy w internecie, warto zapytać również naszych znajomych, najlepiej tych z naszej branży. Pamiętajmy jednak o tym, by uważać na opinie internetowe – potrafią być one po prostu kupione lub napisane samodzielnie, dlatego w tym przypadku sprawdzajmy, kto je dodawała. Opinie z kont wystawiających tylko tę jedną opinię lub te na archaicznych forach powinny wzbudzić nasze podejrzenia.
2. Dotychczasowe doświadczenie
Sprawdźmy, jakie eventy do tej pory organizowała dana firma. Analizujmy otrzymane dane nie tylko pod kątem tematyki danych wydarzeń, ale również ich skali. Możemy zauważyć, że dane firmy specjalizują się w pewnych typach eventów, jeżeli będą się one powtarzać. Zwłaszcza jeżeli mamy specyficzne oczekiwania lub organizowany event będzie naprawdę wymagający, nawet dla agencji, sprawdźmy, czy mierzła się ona wcześniej z podobnymi wyzwaniami.
3. Jakość rozmowy i kontaktu
Na pewno zdecydujemy się na kontakt z kilkoma agencjami – warto go ocenić. Zastanówmy się, jak szybko dostajemy odpowiedzi na maile, czy do danego pracownika łatwo się dodzwonić, czy otrzymujemy informacje, które nas satysfakcjonują i czy wszystko otrzymujemy w deklarowanym wcześniej terminie? To kwestie istotne, jednak zwłaszcza w przypadku agencji eventowych – nasz kontakt z daną agencją będzie częsty i konieczny, dlatego musi być on po prostu bezproblemowy.
Jednocześnie, ważne jest to, aby z pracownikami danej agencji umieć rozmawiać. Podczas spotkania, zastanówmy się, czy nadajemy na podobnych falach lub, czy rozumieją oni nasz plan oraz wizję? Zastanówmy się, czy to osoby, z którymi będzie nam się dobrze współpracowało? To element, od którego może zależeć sukces organizowanego przez nas wydarzenia!
4. Brief i dociekliwość
Pamiętajmy, że agencje i jej pracownicy powinni być … dociekliwi. Powinni żywo interesować się tym, co chcemy zorganizować, a w nasze ręce powinien trafić brief do wypełnienia. Na ten ostatni poświęćmy naprawdę sporo czasu, bo otrzymana oferta będzie odpowiedzią na niego. Pamiętajmy, że wszystkie zadawane pytania powstają w trosce o organizację takiego eventu, jakiego oczekujemy. Zbyt mała ilość zapytań powinna być dla nas zastanawiająca, w końcu pracownicy nie potrafią czytać w naszych myślach. Dociekliwość powinniśmy oceniać więc bardzo pozytywnie!
5. Jakość i cena
Oto ostatni element, którego nie mogło zabraknąć. Oceńmy to, co agencja nam zaproponowała oraz to, jak to wyceniła. Pamiętajmy jednak, że jakość po prostu kosztuje, dlatego nie oczekujemy znakomitego eventu w cenie niewspółmiernej do naszych oczekiwań. Dlatego też warto otrzymać kilka ofert, wtedy poszczególne propozycje, w zestawieniu z ich cenami, znacznie łatwiej porównać. Dodajmy do tego wcześniejsze flow, jakość kontaktu, doświadczenie, posiadane zaplecze czy znalezione opinie. Zestawiając ze sobą te wszystkie aspekty, powinno udać nam się wybrać tę agencję eventową, która przygotuje wydarzenie, z którego będziemy naprawdę zadowoleni!
Materiał powstał we współpracy z agencją eventową Szok.biz
